Montako työtuolia yrityksessänne on? Entäpä videotykkiä? Sohvaa? Sähköpöytää?
Ei harmainta aavistusta. Arviot heittävät kymmenillä. Pitääkö tätä edes tietää?
Käyttöomaisuuden inventointi tulee ajankohtaiseksi viimeistään siinä vaiheessa, kun yritys muuttaa. On käytävä läpi, paljonko kalusteita ja laitteita on, ovatko ne kunnossa, tarvitaanko niitä jatkossa, luovutaanko jostain tai hankitaanko uutta. Savottaa riittää ja kiireessä tulee tehtyä vikahankintoja tai toisaalta luovuttua vähän vioittuneesta laitteesta, josta pienellä korjauksella olisi vielä saanut toimivan.
Onneksi apua on tarjolla.
Koottu data yhdellä alustalla
Niemi Palvelut tuottaa käyttöomaisuuden hallinta- ja inventointipalvelua kaikille yrityksille ja julkishallinnon toimijoille.
”Ideana on inventoida ja dokumentoida koko yrityksen omistama kalustemassa. Näin saadaan tarkka kuva siitä, mitä yrityksellä on missäkin toimitilassa ja milläkin paikkakunnalla. Kun tieto on yhdellä alustalla lukuisten eri Excelien tai sähköpostien sijaan, sitä on helppo hallita”, kertoo Jukka Sannikka Niemen yrityspalveluista.
Yritys voi tilata Niemeltä projektikohtaisen inventoinnin tai jatkuvan palvelun. Projektikohtainen inventointi auttaa esimerkiksi muuttotilanteessa tai yrityksen toiminnan laajentuessa tai supistuessa. Jatkuva palvelu on näppärä työkalu pitkällä tähtäimellä, kun kalusteita tai laitteita on uusittava tai halutaan varmistua käyttöomaisuuden tehokkaasta käytöstä. Osana palvelua voidaan tehdä käyttöomaisuuden kuntokartoitus ja sen perusteella huoltosuunnitelma. Niemi toteuttaa huollot suunnitelman mukaan, ja hoitaa logistiikan ja asennuspalvelut.
Lue lisää käyttöomaisuuden hallinta- ja inventointipalvelusta täällä
Dokumentointi tuo yrityksen kaluste-erän näkyväksi
Inventoinnissa lasketaan ja mitataan sovitut asiat. Se voidaan tehdä yleisellä tasolla tai pikkutarkasti yksilöimällä jokainen kaluste.
AV- ja IT-laitteet inventoidaan kappalemääräisesti ja esimerkiksi kokoustilan näytön koko kirjataan.
Irtaimiston määrät, koot ja kunto tallennetaan digitaaliselle alustalle, missä dataa pystyy lajittelemaan ja päivittämään.
”Dokumentointi tuo yrityksen kaluste-erän näkyväksi. Kyse on arvokkaasta omaisuudesta. Irtaimistossa on usein kiinni satoja tuhansia euroja, ja siksi siitä kannattaa pitää huolta”, Sannikka konkretisoi.
Ajantasaisen inventointidatan avulla tieto kalusteen olemassaolosta säilyy myös sen jälkeen, kun se ei näy enää kirjanpidossa. Inventointityökaluun voidaan haluttaessa merkitä myös tieto irtaimen tase-erästä.
Kun tieto irtaimistosta löytyy kootusti yhdestä paikasta, voidaan vaikkapa yrityksen Turun toimipisteeltä siirtää ylimääräisiksi jääneet lounge-kalusteet Poriin, missä niitä tarvitaan. Nurkissa ei seiso käyttämättömiä kalusteita eikä tule ostettua turhaa uutta, kun vanhaa käyttökelpoista löytyy omasta takaa. Yrityksen varoja siis säästyy.
Inventointidataa voidaan hyödyntää myös esimerkiksi uutta toimitilaa suunniteltaessa.
”Käyttöomaisuustiedostoon saadaan taltioitua tuotekohtaisesti useita hyvälaatuista kuvia olemassa olevista kalusteista. Se helpottaa hahmottamaan entisten kalusteiden käyttökelpoisuutta. Koska mitatkin ovat tiedossa, sijoittelu pystytään miettimään etukäteen”, Sannikka kertoo.
Toimenpiteet hyödynnettävissä vastuullisuusraportissa
Niemi Palvelut on kiertotalouden asiantuntija. Käyttöomaisuuden hallinta- ja inventointipalvelullaan se tukee asiakasyrityksiään vastuullisuusteoissa.
”Uuden palvelumme avulla asiakkaamme voivat pitää käyttöomaisuustietonsa ajan tasalla – se on vastuullisuusteko, joka säästää ja maksaa itsensä takaisin nopeasti,” toteaa Niemi Palvelujen toimitusjohtaja Kalle Peltola.
Moni yritys haluaa nykyisin käyttää tilansa sisustamisessa sekä uusia, että käytettyjä kalusteita. Niemi auttaa tässä. Se voi laittaa yrityksen puolesta vanhoja kalusteita myyntiin tai toisaalta hankkia niitä asiakkaan kanssa sovitulta toimittajakumppanilta.
Jatkuvaan palveluun voidaan linkittää myös huoltosopimus eli Niemen asentajat tekevät kalusteille määräajoin kuntoluokituksen ja suunnittelevat jatkotoimenpiteet.
”Huoltaminen on myös vastuullisuusteko, sillä se pidentää kalusteen elinkaarta. Meiltä saa asiantuntevan asennus-, huolto- ja korjauspalvelun. Jos kaluste on korjauskelvoton, se joko asiakkaan pyynnöstä myydään, lahjoitetaan tai toimitetaan kierrätykseen, josta se päätyy ensisijaisesti uusiomateriaaliksi ja toissijaisesti energiaksi” Sannikka kertoo.
Asiakasyritykset voivat hyödyntää Niemen tekemiä toimenpiteitä suoraan vastuullisuusraportissaan, sillä hiilijalanjäljet ja päästöt kirjataan kussakin vaiheessa.
Muuttofirmana tunnettu Niemi toki myös kuljettaa asiakasyrityksensä kalusteet, olivatpa ne sitten menossa toimipisteestä toiseen, varastoon tai kiertoon. Kaikki Niemen kuljetukset ovat fossiilittomia.
Lisäksi Niemi tarjoaa varastoja väistötilatarpeisiin. Varastointiin voi yhdistää pelkän seisotuksen lisäksi kalusteiden huollon, vaikkapa työtuolien käsinojien vaihdot, desinfioinnin ja muut huoltotoimet.
”Voimme myös vastaanottaa ja välivarastoida uudet kalusteet ennen lopullista toimitusta uuteen toimitilaan. Inventointityökalu auttaa jälleen kokonaisuuden hallinnassa, kun osa kalusteista on uudessa ja osa vanhassa toimitilassa ja osa varastossa”, Sannikka summaa.
Lue lisää käyttöomaisuuden hallinta- ja inventointipalveluista.
Kiinnostuitko? Ota yhteyttä
Pakolliset kentät on merkitty tähdellä (*)