Asiakkaan haaste
Verohallinnolla on mittava kalustemassa, mutta tiedot kalusteista ja irtaimistosta olivat hajallaan Exceleissä. Tulossa on myös merkittävä toimitilamuutos, kun Verohallinnon Vallilan toimipiste muuttaa loka-marraskuussa Pasilan uuteen virastokeskukseen. Uusiin tiloihin siirtyy noin 1000 työpistettä ja runsaasti muitakin kalusteita. Etätyön yleistyminen on vähentänyt työpisteiden määrää merkittävästi, ja sekin on korostanut tarvetta kalusteiden keskitetylle hallinnalle.
Niemen ratkaisu
Niemi inventoi Vallilan toimipisteen kalusteet ja irtaimiston kahden miehen voimin. Kalusteyksiköitä oli yhteensä noin 7500–8000. Kaikki kalusteet valokuvattiin ja niistä kirjattiin sovellukseen mm. mitat, valmistaja, kuntoluokitus, väri ja sijainti.
Projektissa laadittiin lisäksi kerros- ja huonekohtainen inventointikartta, johon merkittiin kaikki yhdessä sovitut parametrit.
Tulokset ja hyödyt
Inventoinnin myötä Verohallinnolla on nyt ajantasainen ja keskitetty näkymä kalusteisiinsa. Sovellus tukee suunnittelijoiden työtä Pasilan toimitilojen suunnittelussa: kalusteita voidaan varata, ohjata ja raportoida esimerkiksi taselaskentaa varten.
Sovelluksen avulla on opittu uusia toimintatapoja ja siihen on projektin aikana kehitetty asiakaskohtaisia toiminnallisuuksia, kuten näkymäpäivityksiä. Verohallinnossa sovellusta käytetään aktiivisesti tilasuunnitteluun ja kalustemassan hallintaan.
Sovellus palvelee myös suunniteltua henkilöstömyyntiä, kun myytävät kalusteet voidaan sen avulla yksilöidä selkeästi ja tietoa hyödynnetään myös myytävien kalusteiden keräilyssä ja toimituksessa uusille omistajille.
Verohallinnon toimitilasuunnittelija Juha Karvinen:
Niemen pilottiprojektina toteutettu inventointi antoi meille selkeän lähtökodan toimitilamuutosten suunnitteluun. Projekti on ollut erittäin toimiva ja antanut meille suuren hyödyn isossa Vallilan tilahankkeessa. Olemme pystyneet hyödyntämään sovellusta eri toimijoiden kanssa käydyssä keskusteluissa meidän kalusteistamme. Pilotti on ollut täysosuma Veron suuressa Vallilan toimitilamuutoksessa.
