Markkinavuoropuhelu on hankintaprosessin vaihe, jossa hankintayksikkö keskustelee mahdollisten tarjoajien kanssa ennen hankinta-asiakirjojen julkaisemista. Tavoitteena on saada tietoa markkinoiden tarjonnasta, innovaatioista ja parhaista käytännöistä, jotta hankinnan määrittely saadaan vastaamaan tilaajan tarpeita. Markkinavuoropuhelu on erityisen hyödyllinen monimutkaisissa hankinnoissa, joissa vaatimukset ja haasteet eivät ole täysin selvät, tai kun hankinta kohdistuu nopeasti kehittyvälle alalle.
Suosittelen markkinavuoropuhelua jo hankinnan alkuvaiheessa, kun kohde alkaa hahmottua, mutta yksityiskohtia ei ole vielä päätetty. Tällöin on mahdollista saada alan uusinta tietoa tarjoajilta ja kysyä neuvoa hankinnan toteuttamiseksi, erityisesti teknisesti vaativissa hankinnoissa tai innovatiivisten ratkaisujen osalta. Avoimella markkinavuoropuhelulla voidaan myös tarkentaa hankkeen kuvauksen perusteella alan parhaat toimintamallit ja ratkaisut.
Hankintayksiköissä on usein useita samanaikaisia hankintoja eri aloilta, jolloin vuoropuhelu on oivallinen tilaisuus päivittää keskitetysti oleelliset hankintayksikön tarvetta vastaavat hankinnan alan uusimmat kehitysaskeleet. Avoin ja vastaanottava markkinavuoropuhelu on tehokas tapa päivittää tiedot ajankohtaisiksi. Kuuntelemalla asiantuntijoiden neuvoja hankintayksikön edustaja voi keskittyä omaan hankintaosaamiseensa ilman, että hänen täytyy olla asiantuntija kaikilla aloilla. Tämä optimoi ajankäytön ja parantaa prosessin tehokkuutta
Markkinavuoropuheluja voidaan järjestää joko toimittajakohtaisesti tai yhteisinä keskustelutilaisuuksina. Jos keskustelut menevät yksityiskohtiin, suosittelen vuoropuhelua toimittajakohtaisena, jotta keskustelua voidaan käydä avoimesti paljastamatta kilpailuvaltteja. Jos taas kohdetta on hankala määrittää tarkasti, tai kaivataan neuvoja yleisellä tasolla, voi olla selkeintä käydä keskustelu kaikille tarjoajille samanaikaisesti. Erityisesti haasteellisissa hankkeissa voidaan järjestää myös kohdekatselmus, joka on suositeltava, kun toteutukseen odotetaan erityisiä tai totutuista poikkeavia toimintamalleja.
Markkinavuoropuhelun tavoitteeksi on hyvä määrittää, miksi se halutaan järjestää ja mitä tuloksia keskusteluilta odotetaan. Jos tarjouspyynnöstä on jo luonnoksia, ne kannattaa jakaa tarjoajille kommentoitavaksi. Kun tarjoajien kommentit ja tarjouspyynnön mahdolliset haasteet saadaan esille jo luonnosvaiheessa, on tarjouspyyntöä kevyempi korjata kuin jo virallisesti julkaistuja kilpailutusasiakirjoja.
Parhaimmillaan markkinavuoropuhelu on juuri tätä: asiantuntevan ”ystävän” neuvoja, joka auttaa tekemään kilpailutuksesta ja hankinnasta toimivampia.
Olen mukana mentorina Hankinta-Suomen julkisten hankintojen mentorointiohjelmassa, jossa mentoreina ja aktoreina on hankintayksiköiden edustajia sekä muutamia meitä yritysten edustajia. Lainaan mentoroinnin työkirjasta ajatuksen ”Parhaan ystävän neuvo”. Parhaimmillaan markkinavuoropuhelu on juuri tätä: asiantuntevan ”ystävän” neuvoja, joka auttaa tekemään kilpailutuksesta ja hankinnasta toimivampia. Me tarjoajat näemme oman alamme kilpailutuksia useilta eri tilaajilta, joista löytyy mallikelpoisia ajatuksia hyödynnettäviksi muillekin tilaajille. Alan muita kilpailutuksia tutkien saa valmista materiaalia, josta valita kyseiseen hankintaan parhaiten soveltuvat tarjoajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi kohtelevasti kriteerit. Pyörää ei tarvitse tässäkään lajissa keksiä uudelleen. Avoimesti suhtautuen on paljonkin neuvoa ja apua tarjolla.
Seuraavissa kirjoituksissa jaan ajatuksiani hankintakategorioiden haasteista, vähimmäisvaatimuksista toimittajille, vastuullisuusasioista, laatukriteereistä ja tarjousten vertailuperusteista. Pysy kuulolla!
