DNA Oyj:n pääkonttori muutti Helsingin Ilmalaan kesällä 2024. Uusi pääkonttori palvelee noin tuhannen työntekijän tarpeita. DNA:n tavoite oli tehdä siitä inspiroiva, hyvinvointia tukeva ja yhteisölliseen työskentelyyn rohkaiseva kohtaamispaikka, siksi DNA otti henkilöstön mukaan uuden toimiston suunnitteluun.
Parantaakseen henkilöstökokemusta ja kotitoimistojen ergonomiaa entisestään DNA myös myi vanhan toimipisteen kalusteita DNA:laisille. Muuton yhteydessä toimittamalla toimistokalusteita uudelleenkäyttöön DNA säästi kiinteitä luonnonvaroja yli 400 000 kiloa ja hiilidioksidipäästöjä yli 116 000 kiloa.
Ilmalaan muutettiin henkilöstöä mm. vanhalta pääkonttorilta DNA-talosta Käpylästä, sekä Mechelininkadun toimipisteestä.
Muuttoprojektin suunnittelu
Projektin suunnittelu alkoi ennakkovalmisteluilla helmikuussa 2024. DNA oli tehnyt valmistelutyön aikatauluineen, jonka pohjalta Niemen projektipäällikkö suunnitteli vanhan pääkonttorirakennuksen tyhjennyksen, muuton uuteen pääkonttoriin ja irtaimiston siirrot myös muihin DNA:n toimipisteisiin ympäri Suomea.
Muuttoprojektin yhteydessä tehtiin myös turvallisuuskävely. Sen tarkoituksena on tunnistaa mahdolliset riskit ja vaaranpaikat, sekä varmistaa, että muuton jokainen vaihe toteutetaan huolellisesti turvallisuuskäytäntöjen mukaisesti.
Muuton ennakkovalmistelut
Helmikuussa aloitettiin työpisteiden ja asemien purkaminen sekä ylimääräisten tavaroiden kierrätys. Purimme noin 250 työpöydän johdotukset ja keräsimme näytöt muuttokaappeihin. Toimitimme DNA:lle kierrätysastiat mm. paperille, tietosuojamateriaalille ja energiajakeelle.
Kalusteiden myynti ja kierrätys
DNA oli inventoinut kaikki konttorikalusteet. Kumppanimme OffiStore teki myyntiä varten oman inventaarinsa kaikesta irtaimistosta ja huolehti kalusteiden myynnistä eri kanavissa. Yli 700 kalustetta myytiin henkilöstölle, jotta heillä olisi myös etätöissä ergonomiaa tukeva, viihtyisä ja laadukas työpiste. Loput noin 1500 kalustetta myytiin muita kanavia hyödyntäen uusille käyttäjille.
Keräsimme henkilöstölle myydyt kalusteet, kontaktoimme ostajat ja sovimme kalusteiden toimituksesta tai noudosta DNA-talolta.
Noin 400 käyttöikänsä päässä ollutta kalustetta kierrätettiin vastuullisesti jätejakeiksi.
Toimittamalla toimistokalusteita uudelleenkäyttöön DNA säästi kiinteitä luonnonvaroja yli 400 000 kiloa ja hiilidioksidipäästöjä yli 116 000 kiloa. Säästöt syntyvät siitä, että jo tehty tuote tai tavara pidetään käytössä sen sijaan, että ostettaisiin uutta. Kiertotalouslaskennan teki Pääkaupunkiseudun Kierrätyskeskus.
Päämuutot
Huhti-toukokuussa purimme äänieristettyjä työtiloja, sekä keräilimme ja laitoimme kuljetuskuntoon muualle Suomeen kuljetettavat kalusteet. Siirsimme projektissa mm. noin kolmekymmentä äänieristettyä työtilaa uudelle pääkonttorille ja muihin toimipisteisiin ympäri Suomea. Rakensimme myös väliaikaisia etätyöpisteitä DNA:n työntekijöille, jotta heidän työskentelynsä sujuisi mahdollisimman mutkattomasti muuton aikana.
Suurin osa muutosta toteutettiin kesä-heinäkuun aikana. Kartoitimme muutettavat kalusteet yhdessä DNA:n kanssa ja merkitsimme niihin tarroilla kalusteen tarkan uuden sijoituspaikan. Suojasimme uuden pääkonttorin aulat ja kulkureitit estääksemme uusien pintojen vahingoittumisen muuton aikana.
Lopuksi toimitimme ja asensimme kalusteet uuteen pääkonttoriin, sekä johdotimme ja kytkimme 150 työasemaa. Kasasimme ja asensimme tiloissa myös sähkötolpat. Kaikenlaiset muut erikoiskalusteet, kuten kassakaapit, Punta-lokerikkokaapit ja isot näytöt, siirtyivät myös ongelmitta uusiin tiloihin.
Fossiilittomat kuljetukset
Kaikki kuljetukset teimme fossiilittomalla kalustollamme, mikä vähensi merkittävästi hiilijalanjälkeä. Projektin aikana ajettiin 3051 kilometriä, ja kuljetusten kokonaispäästöt olivat 63 kg CO2 ekv. Se on noin 1,2 tonnia vähemmän kuin tavanomaisilla dieselkuljetuksilla.
Yhteenveto
Suurissa projekteissa on aina tiukka aikataulu ja yllättäviä muutostarpeita tulee huolellisesta suunnittelusta huolimatta – on kyse sitten hissien toiminnasta, kalustetoimituksista tai asioista, joita ei ole suunnitteluvaiheessa mahdollista ottaa huomioon. Onnistuneen lopputuloksen takana oli saumaton yhteistyö ja jatkuva viestintä asiakkaan, projektipäällikön ja työnjohtajien välillä.
Pystyimme reagoimaan muuttuviin tilanteisiin nopeasti, ja lisäämään joustavasti ihmisiä ja kalustoa tarvittaviin ajankohtiin ja paikkoihin.
DNA:n kiinteistöpäällikkö Tarja Sinkkonen: ”Positiivista oli, että näin isossa projektissa Niemen joustomahdollisuus ja kokonaisuuden ymmärrys mahdollistivat kustannustehokkaan suunnittelun.”
Työnjohtajat pitivät koko projektin ajan tehdyistä töistä tarkkaa työpäiväkirjaa, jonka projektipäällikkö jakoi jatkuvasti asiakkaiden kanssa. Koko projektin ajan teimme jatkuvaa ja aktiivista yhteistyötä kunkin osa-alueen vastuuhenkilön kanssa, ja meillä oli yhteinen näkemys töiden etenemisestä aikataulussa.
Kaikki muutot, asennukset, siirrot ja lopputyhjennys saatiin tehtyä laadukkaasti sovitussa aikataulussa. Yhteistyömme DNA:n kanssa jatkuu työympäristömuutoksissa ympäri Suomea.
